تبیان، دستیار زندگی

ظاهر پس زمینه:

در اکسل 2013 با وارد شدن به قسمت File  و انتخاب کردن Options،  در همان قسمت نخست،کادری با نام Personalize your copy of Microsoft Office وجود دارد که در آنجا می توانید نام کاربری، تصویر پس زمینه و ترکیب رنگ آفیس خود را تغییر دهید که این تغییرات مستقیما در اکسل اعمال می گردند.

 

مخفی سازی نوار ابزار:

 

 

در سمت راست، بالای صفحه اصلی نرم افزار اکسل، با انتخاب گزینه سوم، تنظیماتی برای شما نمایان می گردد که با انتخاب هر کدام از آنها می توانید وضعیت نوار ابزار اکسل خود را تغییر دهید. گزینه اول “Auto-hide Ribbon”، کلا نوار ابزار شما را در حین کار ناپدید می کند؛ گزینه دوم که “Show Tabs” نام دارد، فقط تب ها را نشان داده و دستورات مخفی می گردند و با انتخاب گزینه سوم هم تب ها و هم دستورات نشان داده می شوند.

قسمت دوم :
تنظیماتی که در وضعیت نمایش تب ها وجود دارند:

هنگامی که تب اصلی اکسل و دستورات آن نمایان می گردند، باید View را انتخاب کرده و سپس سه دسته دستورات متنوع برای شما نمایان می گردند:

-    در اولین کادر کوچک تنظیمات Workbook Views قرار دارند که در آن می توانید تنظیمات مربوط به دید کلی فایل اکسل خود را تغییر دهید. اکثر اوقات اکسل در حالت Normal View قرار دارد و Page Layout برای زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که برای مثال بخواهید ببینید که فایل اکسلتان برای پرینت گرفتن به شکلی در خواهد آمد و می توان گفت نگاه کلی ای از فایل اکسل را به شما می دهد. Page Break Preview هم به شما دید کلی ای از اکسلتان می دهد و آخرین خانه ای که از سطر یا ستونی که پر شده باشد، محدوده دید شما را تعیین می کنند. Custom Views، برای این ایجاد شده اند که خود شما مدل خاصی از دید فایل اکسل خود را ذخیره کنید. (برای مثال برای دیدی که می خواهید تعدادی از ستون هایتان مخفی باشند این گزینه استفاده می گردد.

-    در قسمت Group، عنوانی با نام Formula Bar قرار دارد که با برداشتن تیک آن، نوار اطلاعات مربوط به خانه مورد نظرتان محو می گردد. Ruler همان خط کش است که فقط در حالت  Page Layout قابل استفاده است. با برداشتن تیک مربوط به Heading هم دو خط اصلیای که در صفحه اکسل آدرس هر خانه توسط آنها  مشخص می شوند، محو می گردند. Gridlines هم همه خط های جداول را حذف می کند تا اطلاعات ثبتی راحت تر دیده شوند.

-    قسمت Zoom هم برای تنظیم میزان بزرگنمایی قرار داده شده است. با کلیک روی Zoom، صفحه ای برایتان نمایان می شود که به صورت درصدی می توانید جدول اکسل خود را بزرگ و کوچک کنید. Zoom 100% هم اندازه اکسل را به حالت عادی باز می گرداند. انتخاب Zoom Selection برای مواقعی است که شما می خواهید روی خانه ای که کلیک کرده اید بزرگ نمایی صورت گیرد.

برای مخفی سازی اجزای دیگر اکسل، باید وارد File شده، قسمت Option را انتخاب کرده و سپس روی Advanced کلیک کنید. در این قسمت به راحتی می توانید اجزای دیگر اکسل را مخفی و سپس در Custom Views، مدل مورد نظر خود را ذخیره کنید.

با استفاده از دستور زیر می توانید نوار وضعیتی که در پایین اکسل قرار دارد را حذف کنید:
1.    Alt + F11 را فشار داده تا ویرایشگر Visual Basic نمایان گردد.
2.    سپس Ctrl + G را فشار دهید تا پنجره  Immediate باز گردد.
3.    در مرحله آخر Application.DisplayStatusBar = False را در پنجره Immediate وارد کنید.
در صورتی که خواستید که نوار وضعیت بازگردد، کافیست که همه این مراحل را تکرار کرده و به جای False، True را وارد کنید.

قسمت سوم:
"دسترسی سریع"

در این قسمت از آموزش اکسل 2013 ما قصد داریم به شما نحوه استفاده از نوار ابزار "دسترسی سریع" (Quick Access toolbar) که در بالاترین نقطه دست چپ شما قرار دارد را آموزش دهیم. در حالت عادی، در این نوار فقط سه عمل می توان انجام داد که  با استفاده از اولین گزینه آن ذخیره سازی صورت می گیرد. دومین گزینه آنچه که انجام داده اید را به حالت قبلی باز می گرداند و سومین گزینه دقیقا عکس این عمل را انجام می دهد. برای دیدن نام هر کدام یک از آیکون های  نوار ابزار دسترسی سریع فقط کافیست که روی آنها رفته و کمی منتظر بمانید.

چگونه دستورات جدیدی را به لیست دستورات نوار ابزار دسترسی سریع اضافه کنیم؟
برای اضافه کردن دستورات به نوار دسترسی سریع باید روی فلشی که در کنار این نوار قرار دارد کلیک کرده و سپس دستور مورد نظرتان را انتخاب کنید تا به لیست بقیه دستورات افزوده شود. در حقیقت این فلش آخرین انتخاب شما در نوار ابزار دسترسی سریع اکسلتان است.
شما می توانید نوار دسترسی سریعتان را در زیر نوار ابزار اصلی اکسلتان هم داشته باشید و برای این کار باید روی یکی از گزینه های نوار ابزار اصلیتان کلیک کرده و سپس “Show Quick Access Toolbar Below Riboon” را انتخاب کنید.

برای افزودن هر کدام از وسایل موجود در نوار ابزار، باید روی آنها کلیک سمت راست کرده و سپس Add to Quick Access Toolbar را انتخاب کنید و همچنین می توانید برای اینکه ابزار دیگری را به نوار دسترسی سریع اضافه کنید می توانید Customize Quick Access Toolbar را انتخاب کرده و در آنجا می توانید هر آنچه می خواهید را با Add اضافه کرده و آنچه را که نیاز ندارید را Remove کنید.

در این قسمت از آموزش اکسل، شما چگونگی اعمال تغییرات در نوار ابزار اصلی را فرا خواهید گرفت. برای کم یا اضافه کردن ابزار موجود روی این نوار، باید از طریق File، وارد تنظیمات (Options) شده و پس از آن روی Customize Ribbon کلیک کنید. پس از ورود به این قسمت، شما می توانید هر کدام از ابزار و تنظیماتی که در کادر دست چپ موجود است را با استفاده از کلیک روی آن و انتخاب Add، آن را وارد نوار ابزار مربوط به ابزار مورد نظرتان کنید و برای پاک کردن آنها کافیست که روی آنها در نوار سمت راست کلیک کرده و Remove را انتخاب کنید.

در همان قسمت از تنظیمات (File – Options)، شما می توانید به صورت دلخواه گروهی برای تنظیمات و ابزاری که به آنها احتیاج دارید ساخته و سپس آنها را به گروه جدیدتان وارد کنید. در کناراین قابلیت، شما با برداشتن تیک گروه های دیگر، می توانید آنها را حذف کنید. برای یک نمونه دلخواه می توانید، نوار ابزار زیر را مشاهده کنید که در آن ابزاری چون بزرگنمایی، ایجاد صفحه جدید و مخفی سازی جداول گنجانده شده اند.

قسمت پنجم:
شیوه نمایش محافظتی چیست؟

در اکسل 2013، هنگامی که یک فایل اکسل را از روی یک شبکه اشتراک گذاشته شده و یا از داخل اینترنت باز می کنیم، زیر نوار ابزار اصلی اکسل شما، کادر زرد رنگی به نام PROTECTED VIEW به نمایش در می آید که به شما نشان می دهد که سیستم شما در وضعیت حفاظت شده قرار دارد.

این وضعیت نمایش صفحه برای این بوجود آمده که سیستم شما از بدافزار ها و ویروس ها در امان بماند. در حالتی که حالت نمایش محافظتی است، شما فقط می توانید محتوای داخل فایل اکسلتان را مشاهده کنید و برای اعمال تغییرات کافیست که روی دکمه فعال سازی ویرایش (به انگلیسی: Enable Editing) کلیک کنید. قبل از اینکه وارد حالت ویرایش شوید، از سلامت فالتان اطمینان کامل حاصل کنید تا سیستم شما صدمه نبیند.

حالت محافظتی برای فایل های زیر فعال می گردند
-    فایل های اکسلی که از اینترنت دانلود شده اند.
-    فایل های اکسلی که از طریق اوت لوک باز می شوند.
-    فایل های اکسلی کعه از قسمت های ناامن سیستم باز می شوند. برای مثال فایل هایی که از Temporary Internet Files باز می گردند.
-    فایل های که توسط File Block Policy مسدود شده اند.

بعضی اوقات پیش می آید که به سلامت یک فایل اکسل مشکوک هستید ولی نیاز دارید که از آن استفاده کنید. در این مواقع شما می توانید از شیوه مشاهده فایل به صورت محافظت شده استفاده کنید. برای انجام دادن این کار، باید از قسمت File، Open را انتخاب کرده و پس از جستجو و پیدا کردن فایل مورد نظرتان، برای باز کردن آن در حالت محافظت شده، روی فایلتان فقط یک کلیک کرده و سپس فلشی که در کنار دکمه Open قرار دارد را انتخاب کرده و پس از انجام این کار روی Open in Protected View را انتخاب کنید.

-    اگر فایل اکسلی به صورت خود به خود در حالت محافظت شده باز شود و سپس شما روی آن تغییراتی اعمال کنید، پس از ذخیره سازی دیگر در حالت محافظت شده باز نمی گردد.

-    در شیوه مشاهده فایل به صورت محافظت شده، شما نمی توانید از قابلیت پیرینت گرفتن استفاده کنید. در مواقعی که در این شرایط قصد پیرینت گرفتن دارید کافی است که File را انتخاب کرده و پس از آن به قسمت پیرینت رفته و روی Enable Printing کلیک کنید.

-     فایل اکسلی که دانلود شده و از سلامت آن اطمینان دارید را می توانید با کلیک راست کردن روی آن و انتخاب کردن Unlock از طریق Properties ، آن را به یک فایل عادی تبدیل کنید که در حالت محافظت شده باز نمی گردد.

به نظر من اکسل مدیریتی ترین نرم افزاریه که ساخته شده. از ساده ترین تا پیچیده ترین مسائل مدیریت رو میشه با کمک این نرم افزار پردازش و تحلیل و حل کرد.
تشکر به خاطر این بحث مفید،
فقط .. ادامه داره آیا؟!