ما اغلب درباره مزایای خودکارسازی کارهای تکراری می‌شنویم، اما این فناوری می‌تواند برای افرادی که با چالش‌های ذهنی یا مشکلات تمرکزی روبه‌رو هستند، کمک‌کننده باشد. به‌عنوان‌مثال، هوش مصنوعی می‌تواند: 

به شما کمک کند حتی در روزهایی که حال روحی خوبی ندارید، وظایف خود را انجام دهید. کارهایی را که بیش از حد درباره آن‌ها فکر می‌کنید، ساده‌سازی کند. در سازمان‌دهی، مدیریت زمان و جلوگیری از فراموشی نقش مؤثری داشته باشد. مسیر انجام عادت‌های مثبت را هموارتر کند.

بگذارید هوش مصنوعی برای شما راه‌حل بسازد

 اگر در روند کار خود با مشکلاتی روبه‌رو هستید، آن‌ها را به‌عنوان یک چالش همیشگی نپذیرید. امروزه ابزارهایی مانند ChatGPT یا Claude می‌توانند بخش زیادی از کار را برای شما انجام دهند و فقط کافی است شما کدهای تولیدشده را در جای مناسب قرار دهید.

 ممکن است در ابتدا تصور کنید که خودکارسازی برای کار شما کاربردی ندارد، اما در ادامه چند نمونه ساده اما مفید را معرفی می‌کنیم. برای استفاده، فقط توضیحات کوتاه هر مورد را در یک ابزار هوش مصنوعی وارد کنید و از آن بخواهید نسخه شخصی‌سازی‌شده‌ای برای شما بسازد. تمام این روش‌ها رایگان و قابل تنظیم برای نیازهای شما هستند.

 ۱. ثبت لینک مقالات جالبی که می‌خوانم

 من از یک ابزار کوچک (بوکمارکلت) در مرورگر خود استفاده می‌کنم که با کلیک روی آن، لینک صفحه‌ای که در حال مطالعه آن هستم به‌طور خودکار در یک فایل Google Sheets ذخیره می‌شود.

 این ابزار چند خط کد دارد که در نوار بوکمارک‌های کروم قرار می‌گیرد. کار اصلی را یک اسکریپت Google Apps انجام می‌دهد که به‌عنوان یک برنامه وب اجرا می‌شود. وقتی روی بوکمارکلت کلیک می‌کنید، اطلاعات به این اسکریپت ارسال شده و سپس در گوگل شیت ذخیره می‌شود.

 ۲. ثبت و تحلیل زمانی که در وب‌گردی می‌گذرانم

 با کمک هوش مصنوعی، تنها در ۱۰ دقیقه توانستم یک افزونه کروم بسازم که وب‌سایت‌هایی را که بازدید می‌کنم، ثبت کرده و زمان صرف‌شده در هر صفحه را اندازه‌گیری کند. این افزونه فعالیت‌های من را دسته‌بندی کرده و گزارش‌های روزانه و هفتگی تولید می‌کند. همچنین می‌توانم تحلیل دقیقی از زمان‌هایی که مشغول نوشتن یا انجام یک کار مشخص هستم، دریافت کنم.

 ۳. اعلام سرعت باد برای زمان دویدن فردا توسط Google Home

 این روش ساده‌تر از بقیه است و بیشتر به مراقبت شخصی مربوط می‌شود تا کار. من بیشتر روزها می‌دوم و ترجیح می‌دهم در فضای باز تمرین کنم، مگر اینکه باد شدید باشد. بنابراین، هر شب ساعت ۷، دستگاه Google Home من، پیش‌بینی سرعت باد را برای زمان معمول دویدنم در روز بعد اعلام می‌کند تا بتوانم تصمیم بگیرم که در فضای باز بدوم یا در باشگاه تمرین کنم.

 ۴. ثبت ایده‌ها در لحظه

 ایده‌ها معمولاً زمانی به ذهنمان می‌رسند که ذهنمان درگیر نیست. ما فکر می‌کنیم آن‌ها را به خاطر خواهیم سپرد، اما اغلب فراموششان می‌کنیم. هر چه راه‌های بیشتری برای ثبت ایده‌ها داشته باشیم، بهتر است، به‌ویژه برای افرادی که ذهنشان پر از افکار متفرقه است یا به دلیل شرایط ذهنی خاص، دچار فراموشی می‌شوند.

 یکی از روش‌هایی که من برای ثبت ایده‌ها استفاده می‌کنم، ضبط صدا در گوشی است و بعداً آن‌ها را به یک فایل گوگل شیت منتقل می‌کنم.

 روش‌های متنوعی برای این کار بسته به ابزارهایی که استفاده می‌کنید، وجود دارد.

 به طور مثال من ایده‌ها را با اپلیکیشن ضبط صدای گوشی دیکته می‌کنم، که به طور خودکار متن پیاده‌سازی شده را ایجاد می‌کند. دو بار در هفته، این فایل‌های متنی را در یک پوشه در گوگل درایو آپلود می‌کنم (که فقط ۱۵ ثانیه طول می‌کشد). یک اسکریپت گوگل اپس (Apps Script) به طور خودکار این متن‌ها را پردازش کرده و وارد گوگل شیت می‌کند. ازآنجاکه متن‌های اولیه معمولاً به‌هم‌ریخته هستند، از یک API هوش مصنوعی (با نسخه رایگان) برای ویرایش و تبدیل آن‌ها به جملات کامل استفاده می‌کنم.

 ۵. ثبت ایمیل‌هایی که برای خودم می‌فرستم

 برای حفظ و ثبت ایده‌های خوب، بهتر است روش‌های متعددی داشته باشید. گاهی ایده‌ای را ضبط می‌کنم، گاهی آن را روی کاغذ نوشته و از آن عکس می‌گیرم، و بعضی اوقات هم برای خودم ایمیل می‌فرستم. من از جیمیل استفاده می‌کنم و ایمیل‌هایی که حاوی ایده هستند را با یک کلمه خاص در موضوع (Subject) مشخص می‌کنم. یک اسکریپت به طور خودکار تاریخ، ساعت و محتوای این ایمیل‌ها را به یک فایل گوگل شیت منتقل می‌کند.

 یک اسکریپت Google Apps تمام ایمیل‌هایی که برای خودم ارسال کرده‌ام و در موضوع آن‌ها یک کلمه خاص وجود دارد، شناسایی کرده و محتوای آن‌ها را به همراه تاریخ و زمان در یک فایل گوگل شیت ذخیره می‌کند.

 نکات ایمنی هنگام ایجاد خودکارسازی با هوش مصنوعی

 برای اطمینان از اینکه هیچ کد مخربی از یک ابزار هوش مصنوعی (مانند ChatGPT یا Claude) به ابزار دیگر منتقل نمی‌شود، می‌توانید از یک ابزار دیگر بخواهید که کد را برای شما توضیح دهد و هرگونه نگرانی امنیتی را بررسی کند.

 مثلاً می‌توانید از هوش مصنوعی بپرسید: "این کد را طوری توضیح بده که انگار ۱۰ساله هستم، و هر بار در حداکثر ۸ خط. " این کار به شما کمک می‌کند تا از ماهیت و عملکرد کد مطمئن شوید.

 چرا ابزارهای خودکارسازی تا پیش از این مفید نبودند؟

 در گذشته، یکی از موانع استفاده از خودکارسازی این بود که راهکارهای آماده مانند ردیاب‌های زمان یا سیستم‌های مدیریت اطلاعات (Second Brain) دقیقاً مطابق نیازهای افراد نبودند. اما اکنون هوش مصنوعی آن‌قدر در نوشتن کد ساده توانمند شده که هرکسی می‌تواند در عرض چند دقیقه نرم‌افزاری شخصی‌سازی‌شده و کاملاً سفارشی بسازد. این کار دیگر به دانش تخصصی نیاز ندارد و هر فردی که حداقل سواد دیجیتال دارد، می‌تواند از آن بهره ببرد.

 https://www.psychologytoday.com/intl/blog/in-practice/۲۰۲۵۰۲/how-to-use-automation-to-improve-your-work-habits