مهارتهای زندگی > فرد - محمدعلی شاطری:
حتما برای شما هم پیش آمده که قرار باشد یک ارائه یا سخنرانی یا کنفرانس و یا حتی یک اظهار نظر ساده در حضور یک جمع رسمی داشته باشید.
حالا جمعی بزرگ یا كوچك فرقی نمیكند، مهم این است كه یك عده آدم نشسته باشند و چشم به دهان شما دوخته باشند تا ببینند چه میگویید و چه در چنته دارید. این ارائه ممكن است یك جلسه 2 نفره با حضور رئیس اداره شما باشد كه میخواهد گزارش ماهانهتان را بشنود یا یك كنفرانس دانشجویی یا سمینار كلاسی در مدرسه یا اصلا ممكن است یك اجرای هنری در برابر یك جمعیت انبوه باشد. نكات تاثیرگذار و اصول را كه یاد بگیرید دیگر فرقی نمیكند جلسه چند نفره باشد و مخاطبین چه كسانی باشند. با ما همراه باشید تا فوت و فنهای یك ارائه موفق را با هم مرور كنیم.
- كارهایی كه باید از قبل بكنید
سلامت جسمی و آرامش روانی 2 موضوعی است كه شما باید به آن توجه ویژه داشته باشید. اگر به هر دلیلی بیمار هستید یا از لحاظ روانی آرامش و آمادگی كافی برای حضور در جلسه ارائه را ندارید به هیچ وجه ریسك نكنید و این جلسه را به وقتی دیگر موكول كنید.
اولین چیزی كه دیگران در برخورد با شما میبینند آراستگی ظاهری است. پس نسبت به این موضوع حساس باشید و سعی كنید از لحاظ ظاهری كاملا آراسته و پیراسته باشید. اگر باید اصلاح كنید این كار را انجام بدهید و یك لباس ترجیحا رسمی مثل كت و شلوار بپوشید و از واكس زدن كفشها هم غافل نشوید. به این نكته هم توجه داشته باشید كه تحت شرایط استرس و برانگیختگی، احتمالا شما خیلی عرق میكنید، بنابراین سعی كنید لباسهای گشادتری بپوشید و از محصولات بهداشتی ضدعرق هم استفاده كنید.
نمودار چیزهایی كه میخواهید بگویید را برای خودتان رسم كنید تا بدانید طی ارائهتان قرار است از كدام نقطه، با كدام مسیر و به كجا برسید و چگونگی آغاز صحبت، ادامه صحبت و پایان آن را در ذهنتان مرور كنید.
در فرصتی مناسب میتوانید كل فرایند صحبتتان را بهصورت تمرینی در خانه انجام دهید و آن را ضبط كنید. این كار به شما كمك میكند تا بهصورت عملی مشكلات و نواقصی كه ممكن است در صحبتهایتان وجود داشته باشد را بشناسید و در ضمن تمرین خوبی برای اجرای اصلی داشته باشید.
تلقین مثبت بهخود را فراموش نكنید. در حالتی آرام و ساكن بنشینید چشمهایتان را ببندید و با خود تكرار كنید: «من به خوبی از پس این ارائه بر میآیم»، «اطلاعات من برای انجام این سخنرانی یا ارائه بسیار مناسب است»، «من زحمت زیادی برای این ارائه كشیدهام و به خوبی آن را انجام خواهم داد».
در ساعات پیش از ارائهتان به هیچ وجه از غذاهای سنگین و نوشیدنیهای گازدار استفاده نكنید. پر شدن معده، علاوه بر اینكه باعث نفس نفس زدن و عرق كردن شما میشود ممكن است باعث بروز رفلكس معده بشود.
- آنچه میخواهید بگویید را اینگونه آماده كنید
تجربه نشان داده برای هر دقیقه ارائه مسلط و قوی، یك ساعت زمان مطالعه و آمادهسازی لازم است.هر چند این زمان بسته به نوع مطلب و میزان علمی بودن یا نبودن موضوع ارائه تغییر میكند اما در اهمیت آمادهسازی مطالب هیچ شكی نیست. كارشناسان معتقدند تسلط و تهیه محتوای مناسب برای ارائه میتواند تا 75درصد از ترس و استرس آن را كاهش دهد.
مهمترین موضوع در تهیه محتوای مورد نظر برای سخنرانی یا ارائه، شناخت دقیق موضوع و نیز مخاطبان است. طبیعتا اكثر افراد سعی میكنند موضوع را به خوبی بررسی كرده و بشناسند اما بحث شناخت مخاطب اهمیت بسزایی دارد. شما باید با شناخت نسبی از سطح علمی، فرهنگی، سیاسی، اقتصادی و اجتماعی مخاطبان خود، محتوای ارائه را براساس سطح متوسط آنان و طبق علاقه و پذیرش آنان چینش كرده و از مطرح كردن موضوعات جنجالی بپرهیزید.
سعی كنید سؤالاتی را كه ممكن است از شما پرسیده شود پیشبینی كرده و پاسخ به آنها را آماده كنید.
موضوعاتی را مطرح كنید كه خودتان آن را قبول داشته باشید. مخاطبین، صداقت و اعتقاد شما به جملاتتان را خیلی خوب درك میكنند.
استفاده از احادیث، اشعار، سخنان بزرگان، داستانهای كوتاه و ضربالمثلها هم میتواند كمك زیادی به جذاب شدن صحبتهای شما بكند.
دقت كنید اگر قرار است ارائهتان را با خواندن از روی متن انجام دهید حتما از پیش، متن مورد نظرتان را با علائم نوشتاری علامتگذاری كنید تا هنگام خواندن آن دچار مشكل نشوید و تپق نزنید. شما میتوانید برای آسانتر شدن و مسلطتر شدن روی نوشتههایتان آنها را روی كارتهای شمارهدار بنویسید و پس از تمامشدن هر شماره آن را به كناری بگذارید.
استفاده از پاورپوینت و اسلاید هم كمك زیادی به شما خواهد كرد تا مطالب را بهصورت نظاممندتر به مخاطبین ارائه كنید. استفاده از پاورپوینت این مزیت را دارد كه باعث میشود مخاطبین بهجای آنكه به دهان شما چشم بدوزند مشغول دیدن تصاویر شوند و شما آزادی عمل بیشتری خواهید داشت.
اگر در متنتان از كلمات انگلیسی یا دیگر زبانهای خارجی استفاده میكنید حتما پیش از آغاز ارائه، طرز صحیح خواندن آنها را بررسی و تمرین كنید.
پیش از شروع صحبت آیات 25تا 28سوره طه را با خود زمزمه كنید و از خداوند بخواهید تا برای یك ارائه خوب به شما كمك كند. در این آیات میفرماید: «قَالَ رَبِّ اشْرَحْ لِی صَدْرِی، وَیَسِّرْ لِی أَمْرِی، وَاحْلُلْ عُقْدَةً مِّن لِّسَانِی، یَفْقَهُوا قَوْلِی، خداوندا صبر و حوصله فراوان به من بده و كارم را آسان ساز و گرهی را كه مانع بیان مقصود است از زبانم باز كن تا سخنم را بفهمند». این آیه را بخوانید و در دل به خداوند بزرگ توكل كنید.
حتما چند دقیقه پیش از آغاز صحبتهایتان به محل ارائه یا سخنرانی بروید تا با فضای آن آشنا شوید. اگر بتوانید پیش از حضور جمع و درحالیكه سالن یا كلاس خالی است در پشت تریبون یا محل مشخص شده برای ارائه حاضر شوید، كمك زیادی برای غلبه بر استرس و هماهنگیتان با محیط خواهد كرد.
هنگام آغاز صحبت ابتدا چند نفس عمیق بكشید و سپس صحبت خود را شروع كنید.
اگر تریبون یا میكروفونی وجود دارد بدون عجله آن را تنظیم كنید. با نام خدا و اعتماد به نفس و بدون نگاه كردن به نوشته خود شروع كنید.
میتوانید برای اینكه فضای سنگین حاكم بر جمع شكسته شود به مخاطبین سلام كنید یا از آنها بخواهید صلوات بفرستند.
اگر در جمعی ناآشنا قرار است صحبت كنید، در ابتدای صحبتهایتان معرفی كوتاهی از خود داشته باشید. این كار باعث میشود مخاطبین بیش از پیش شما را باور كنند.
بهتر است در ابتدای جلسه به مخاطبین خود بگویید كه چه مدتی صحبت خواهید كرد.
طرز بیان بلیغ و رسا و صدای مناسب هم اهمیت فراوانی در یك ارائه مناسب و مخاطبپسند دارد. برای این كار شما میتوانید از راهكارهای زیر استفاده كنید.
سعی كنید در روزی كه قرار است جلسه داشته باشید، از خوردن غذاهای چرب و ترش و نوشیدنیهای سرد خودداری كنید. خوردن این غذاها میتواند باعث گرفتگی صدا و به تبع آن اذیتشدن مخاطبین و از بین رفتن تمركز شما شود.
در طول صحبت طنین صدای خود را حفظ كنید و سعی كنید با پایین و بالا بردن به موقع حجم صدا دقت و توجه مخاطبین را جلب كنید.
بیش از حد صدای خود را بالا نبرید و نیز بیش از حد به میكروفون نزدیك نشوید. نزدیك شدن بیش از حد به میكروفون باعث بم شدن صدا و آزاردهندهشدن آن میشود.
در میان صحبتهایتان از مكثهای هوشمندانه برای استراحت صدا و جلب توجه مخاطبین استفاده كنید.
از بریده گویی و مِن و مِن كردن و اِ... اِ كردن بهشدت پرهیز كنید و در اینگونه موارد از سكوتهای هوشمندانه استفاده كنید.
- نكاتی كه باید حین ارائه رعایت كنید
خونسردی خود را حفظ كنید و فراموش نكنید كه مخاطبین انتظار ندارند كاملا بیعیب و نقص باشید و شما به اندازه خودتان زحمت لازم را كشیدهاید. هر كدام از مخاطبین هم اگر در جایگاه شما باشند احتمالا عملكرد بهتری نخواهند داشت و دچار اضطراب خواهند شد.
لبخند و گشادهرویی را فراموش نكنید. لبخند ملیحی بر لبان شما میتواند باعث احساس صمیمیت مخاطبین با شما شود.
در طول صحبت سعی كنید بهصورت منظم و عمیق نفس بكشید. كاهش تنفس باعث ترشح آدرنالین در خون میشود و افزایش آدرنالین در خون به نوبهخود باعث عرق كردن، لرزش دستها و بدن، سرخشدن و احساس ناتوانی میشود.
سعی كنید تا حد ممكن از توضیح بیش از حد و طولانی كردن صحبتهایتان بپرهیزید. ضمنا تلاش كنید به چارچوب زمانی كه برای شما قرار داده شده پایبند بوده و بیش از آن صحبت نكنید.
اگر میتوانید در طول كلاس یا روی جایگاه یا در بین میز كنفرانس حركت كنید و در حال صحبت قدم بزنید. این كار علاوه بر اینكه اعتماد به نفس شما را بالا برده و باعث كاهش تنش جسمی و روانی شما میشود در عین حال باعث میشود مخاطبین احساس كنند تسلط خوبی بر مباحث دارید.
چنانچه یكی از مخاطبین سؤالی را مطرح كرد كه جواب آن را نمیدانستید یا تسلط كافی بر موضوع آن نداشتید، خودتان را نبازید چون ممكن است بقیه مطلب را هم فراموش كنید. هیچ اشكالی ندارد كه شما همه چیز را نمیدانیدو از آن عبور كنید.
اگر صدایتان گرفت مضطرب نشوید. عذرخواهی كنید، از میكروفون فاصله بگیرید و سرفه كنید، مقداری آب بنوشید و سپس به صحبت ادامه دهید.
در پایان صحبتهایتان از توجه مخاطبین و اینكه به صحبتهای شما گوش كردند تشكر كنید و از زحمات دست اندركاران یا استاد مربوطه قدردانی كنید.