روزگار حاضر را می توان دوران حرف e دانست. تنها كافى است كه یك پیشوند e به اول هر چیزى بیاورید تا نام آخرین تحولات در هر زمینه را بدست آورید.
تجارت الكترونیك، بانكدارى الكترونیك، شهر الكترونیك، پرسشنامه الكترونیك، مجله الكترونیك، بانكدارى الكترونیك، پست الكترونیك، موسیقى الكترونیك، دفتر الكترونیك، نشر الكترونیك، اعتبارمالى الكترونیك و... نهایتاً روابط عمومى الكترونیك و دولت الكترونیك از پدیده هایى است كه بحث روز خدمات نوین ارتباطى در جهان است. اكنون مراجعه به پایگاههاى اینترنتى در كشورهاى صنعتى و پیشرفته، جاى مراجعه به تمام سازمانها و ادارات دولتى را تا حد قابل توجهى گرفته است و همه خدمات دولتى از صدور شناسنامه و گذرنامه تا ثبت شركت ها، اخذ مجوزهاى شغلى یا اخذ مدارك قضایى و... همگى توسط این پایگاهها انجام خواهد شد.
اگر بخواهیم تعریفى از روابط عمومى الكترونیك داشته باشیم باید بگوئیم كه: روابط عمومى الكترونیك نحوة بكارگیرى فنآوریهاى جدید ارتباطى و شیوه هاى نوین اطلاع رسانى در جهت ارائه خدمات منطبق بر خواسته هاى مخاطبان بطور لحظه اى (online) به منظور تحقق اهداف روابط عمومى است.
شاید بتوان گفت روابط عمومى الكترونیك لازمه و پیش فرض تحقق دولت الكترونیك است. دولت الكترونیك اصطلاحى است كه به ارائه خدمات دولتى از طریق اینترنت و با استفاده از ابزارهاى رایانه اى اطلاق می شود .
غایت بحث راه اندازى روابط عمومى الكترونیك در ایران، رسیدن به روزى است كه بتوان تمام خدمات دولتى و حتى خصوصى را به راحتى و حتى بدون نیاز به مراجعه به پایگاههاى مختلف، تنها با اتصال به یك پایگاه واحد انجام داد.در شکل سنتى روابط عمومى براى راهنمایى مراجعین تان کار شما تهیه بروشور بصورت مکتوب، نصب تابلوى راهنماى طبقات و مواردى از این قبیل بود. فرض كنید بسیارى از سازمانهاى رسمى كشور، داراى ساختمانهاى متعددى است و شما براى انجام كارتان نیاز دارید به هر ساختمانى و یا آدرسهاى متفاوتى مراجعه كنید. از تهیه مدارک مورد نیاز گرفته تا دانستن محل مراجعه از جمله اطلاعاتى است كه اصولاً روابط عمومى هاى سازمان باید آنها را تهیه كرده و در قالب بروشورى به مراجعه كنندگان داده و یا در اختیار متصدیان مربوطه بگذارند.
اما شكل جدید روابط عمومى با توجه به خدماتى كه ارائه میدهد و نیازهایى كه مخاطبان با آن روبرو هستند، میتواند جهت گسترش فعالیتهاى خود و كاهش ترافیك كارى به كاربران كه از طریق اینترنت به آنها متصل میشوند، پیشنهاد استفاده از اطلاعات درج شده در سایت را بدهد.درج كامل قوانین و مقررات، مدارك مورد نیاز، آشناكردن كاربرها با بخشهاى مختلف سازمان، ارائه اخبار داخلى و... میتواند از موارد و اطلاعاتى باشد كه روابط عمومى ها در اختیار مخاطبانشان قرار دهند. از همه مهمتر امکان دسترسى یکسان مردم به بالاترین مقام آن سازمان نیز در ارتباط مستقیم شان ا زطریق پست الکترونیک مهیا شده است. نكته اى كه نباید آنرا فراموش کنید این است كه شاید مخاطبین شما زبانى غیر از زبان فارسى داشته باشند و زبان اصلى آنها انگلیسى، فرانسه یا عربى باشد. از این رو لازم است نسخه اى از سایت شما به زبان یا زبان هایى باشد كه آمار مخاطبان بالایى در تماس با روابط عمومى یا سایر بخشها (امور بین الملل و...) دارند. كارگزاران روابط عمومى، باید اطلاعاتى را كه مورد نیاز كاربران است بر اساس دسته بندیهایى كه انجام میدهند با توجه به اهمیت موضوع در صفحات سایت تقسیم بندى كنند و از طراح سایت بخواهند كه كدام بخش اطلاعات در صفحه اول وب (Home Page) قرار بگیرد و مابقى در دیگر صفحات. به عبارتى دیگر انتقال تجارب روابط عمومى با مدیران سایت در ارائه سایت بهینه و كارا بر اساس پیشنهادهاى كارگزاران این بخش میتواند كارگشا و مثمر ثمر واقع شود.
البته در بعضى از سازمانها، وب سایت در اختیار روابط عمومى است ولى اگر اجراى این بخش در اختیار سایر ادارات چون (انفورماتیك، رایانه، اتوماسیون ادارى و...) باشد، بهتر است هدایت آن و موارد قابل درج در سایت مستقیماً توسط روابط عمومى ها ارائه شود. چرا كه تا حدودى شخصیت یك سازمان با روابط عمومى آن در فضاهاى مجازى رابطه مستقیم دارد.
اکنون كشورهاى پیشرفته دنیا به روابط عمومى ها نگاه مثبتى دارند و مبالغ زیادى را در امر روابط عمومى و تبلیغات، هزینه میکنند. طى سالهاى اخیر استفاده از بخش خصوصى در انجام امور روابط عمومى پرطرفدار شده است و مردم نیز نسبت به موسساتى که بدین سمت رفته اند، اعتماد بیشترى پیدا کرده اند.
روابط عمومى الکترونیک و ده ها مزیت
پیشتر به تعریف روابط عمومى الکترونیک (Electronic Public Relations) پرداختیم و نقش آنها را در ایجاد دولت الکترونیک و راهبرى سازمانها بیان داشتیم و گفتیم که روابط عمومى ها نقش مهم و كلیدى در برخورد با مخاطبان یك سازمان دارند و به دلیل حجم بالاى ارتباطات آن با قشر زیادى از مخاطبانى كه روزانه به آنها مراجعه میكنند و درخواست اطلاعات میکنند، میتوانند راه حلهاى مطلوبى را در اختیار مدیران سازمان و حتى وب مسترهاى سایتهاى اینترنتى سازمان بدهند. همچنین به این نکته تاکید کردیم که روابط عمومى الكترونیك فقط به ارائه خدمات بهتر و سریعتر به مردم خلاصه نمیشود. با وجود چنین ابزارى است كه مردم میتوانند نظرات خود را بسیار راحتتر و بدون گذراندن فیلترها و سدهاى مستحكم به سمع و نظر مسئولین سازمان برسانند. بى اغراق سرعت در اطلاع رسانى اصلى ترین عنصرى است كه روابط عمومى الكترونیك را به روابط عمومى سنتى تحمیل كرده است. كارگزاران روابط عمومى براى بهره بردارى از این سرعت و دقت طلایى لازم است تكنیكهاى نوین رقابت را بیاموزند. اگر آنها نتوانند از ابزارهاى جدید دیجیتال استفاده كنند در این كشاكش بازنده خواهند بود. از این رو روابط عمومى الکترونیک یک الزام است و انتخاب نیست.
مزیت هاى روابط عمومى الکترونیک
از مزیتهاى روابط عمومى الكترونیك این است كه به حفظ محیط زیست كمك خواهد كرد و استفاده از كاغذ را تا حد بسیار زیادى كاهش خواهد داد. طراحى و تهیه بروشورها، گزارشهاى آمارى، نشریات درون سازمانى و یا برون سازمانى و... را براحتى مى توان از طریق اینترنت و یا اینترانت منتشر کرد و در موقع لزوم تغییرات را در آن اعمال کرد که كمترین هزینه و زمان را میطلبد. به عبارتى شما میتوانید هزینه چاپ، طراحى، كاغذ و... را با الكترونیكى شدن، کاهش دهید و محیط زیست را از این معضل عظیم نجات دهید!
ضمن اینکه در چاپ مقدار تكثیر و در نهایت خواننده محدود است اما در اینترنت محدودیت توزیع وجود ندارد. هزینه چاپ بسیار بالا ولى هزینه ایجاد صفحات الكترونیكى بسیار پائین است. مطالب چاپ شده را به سادگى نمیتوان یافت اما یافتن مطالب الكترونیك به مراتب ساده تر است. نگهدارى مطالب چاپ شده نیاز به فضاى بیشترى دارد و ... یا از طریق نظرسنجیهایى كه انجام آن مستلزم صرف وقت و هزینه بسیار و انتخاب نمونه هاى آمارى و اعزام پرسشگران آموزش دیده است در روابط عمومى الكترونیك مى توانید نظرات مردم را حداقل از سراسر كشور به سادگى و كمترین هزینه جمع آورى كنید.
از دیگر مواردى كه جزء مهمترین مزایاى روابط عمومى الكترونیك است میتوان به اطلاع رسانى لحظه اى، دسترسى سریع به اطلاعات، كاهش حجم نامه هاى ادارى و بایگانى، پائین آوردن هزینه ها (چاپ و انتشار، برگزارى نمایشگاه و...) و همچنین فراگیر و فرامرز بودن آن اشاره كرد.در این دوران روابط عمومى ها با مردم یک شهر یا کشور طرف نیستند بلکه بخش عمده اى از فعالیت خود را باید به امور بین الملل اختصاص دهند و پیش بینى این بخش در چارتهاى سازمانى روابط عمومیها در آینده نزدیک ضرورى است.
