۲۳ راه برای صرفه جویی در وقت
سوال این است که برای صرفه جویی در وقت از کجا باید شروع کرد؟ بهترین راه این است که برای انجام کارهای روتین، روش‌های بهینه را انتخاب کنید و یادآوری آنها را به عهده تلفن هوشمند خود بگذارید؛ و در عین حال چیزهای اضافه را از ذهن خود به روی کاغذ یا تلفن منتقل کنید، تا بتوانید با خیال راحت‌تری به کارهای اصلی بپردازید.
۱- فهرستی برای کارهای تکراری درست کنید: همه ما کارهایی داریم که در بازه‌های روزانه و هفتگی آنها را تکرار می‌کنیم. از اپلیکیشن‌هایی مثل ۳۰/۳۰ یا مشابه‌های آن استفاده کنید تا اولاً نگرانی بابت از یاد بردن آن کارها را از ذهن خود دور کنید، ثانیاً بدون تأخیر به هر مورد رسیدگی کنید.
۲- یک قهوه‌جوش خودکار بگیرید: نوشیدنی صبحگاهی خود را شب قبل آماده کنید. می‌توانید دستگاه را تنظیم کنید و این یک مورد را از فهرست نگرانی‌های صبحگاهی خود خط بزنید.
۳- همیشه یک خودکار و کاغذ در جیب خود داشته باشید: با داشتن این دو مورد، می‌توانید همیشه آماده ثبت کردن ایده‌های ناگهانی یا سایر موارد باشید. آیا تا به حال نشده که به خاطر از یاد بردن یک ایده سریع، برای چند دقیقه یا چند ساعت روند زندگی‌تان مختل و صرف تلاش برای یادآوری آن شود؟ جلوگیری از این اتفاق، خودش نوعی صرفه‌جویی است.
۴- اینقدر پیغام‌های خود را چک نکنید: هیچ لزومی ندارد که دقیقه به دقیقه پیام‌گیر صوتی یا صندوق ایمیل خود را چک کنید. در عوض دو یا سه نوبت در روز به این مورد اختصاص دهید و مطمئن باشید تعداد موارد ضروری که از دست می‌رود، کم اهمیت‌تر از وقتی است که برای چک کردن وسواسی تلف می‌کنید.
۵- آگاه‌سازهای ایمیل و پیام را خاموش کنید: حتماً شما هم بر روی کامپیوتر یا تلفن هوشمند خود از آگاه‌سازهایی که با یک کادر تصویری یا صدای زنگ خبر از رسیدن پیام‌های جدید می‌دهند، دارید. خاموش‌شان کنید! این کار به شما تمرکز و آرامش بیشتری حین کار می‌دهد، بیش از آنچه که فکرش را بکنید.
۶- نخ دندان استفاده کنید: به جای اینکه بعد از هر وعده غذایی مسواک به دست بگیرید و حین مسواک زدن، جلوی آینه چند دقیقه‌ای هم به خودتان زُل بزنید، از نخ دندان استفاده کنید. هم مؤثرتر است و هم وقت کمتری از شما می‌گیرد. مسواک زدن هم بماند برای آخر شب.
۷- موقع کار از هدفون استفاده کنید: به خصوص اگر از هدفون‌های دارای تکنولوژی حذف صدای محیط استفاده کنید، خیلی بهتر است. فایده‌اش تمرکز بیشتر در محیط‌های شلوغ است؛ برخی از افراد هستند که نمی‌توانند در محیط های پر صدا (محل کار یا دفتر کار خانگی) روی حرفه خود تمرکز کنند، در نتیجه ساعت‌ها وقت صرف خودخوری میشود و کاری هم از پیش نمی‌رود. پس اگر پی بردید که سر و صدا روی عملکرد شما تأثیر می‌گذارد، درنگ نکنید. هارمونی موسیقی را جایگزین صداهای تصادفی و مزاحم کنید.
۸- پروژه های کاری و موارد شخصی را جداگانه برنامه‌ریزی کنید: وقتی مسائل کاری و موارد شخصی را لابه‌لای هم یادداشت می‌کنید روی اولویت‌بندی شما تأثیر می‌گذارد، در حالی که این دو اصلاً رقیب هم نیستند. بنابراین از هم جدایشان کنید. به این شکل هر زمان که تغییری مورد نیاز بود، بدون آشفتگی آن را انجام خواهید داد.
۹- ایمیل کار و ایمیل شخصی خود را جدا کنید: این مورد را قبلاً هم شنیده‌اید ولی اگر به آن عمل نکرده‌اید، یک دلیل اضافه به شما می‌دهم؛ با جدا کردن اینها از هم، وقتی به خانه بر می‌گردید و می‌خواهید ایمیل شخصی خود را چک کنید، به طور ناخواسته با ایمیل‌های کاری روبرو نمی‌شوید و در نتیجه آنها دوباره شما را درگیر کار نمی‌کنند.
۱۰- ایمیل‌های غیرضروری نفرستید: فرستادن جواب‌هایی مثل «خیلی ممنون»، «دست شما درد نکند» یا امثال اینها، شاید خیلی وقت شما را تلف نکند، ولی حتماً وقت یک نفر دیگر را برای چند ثانیه هدر می‌دهد. اگر روابط شما با آن فرد محکم است، فرستادن چنین ایمیل‌ها یا پیام‌های بیهوده‌ای اصلاً ضرورت ندارد.
۱۱- از اپلیکیشن Buffer برای به اشتراک گذاشتن لینک در شبکه‌های اجتماعی استفاده کنید: وقتی دارید وبگردی می‌کنید و مثلاً به مطلبی شبیه همین مطلب بر می‌خورید که ارزش به اشتراک گذاشتن دارد، خیلی راحت از اپلیکیشنی شبیه Buffer استفاده کنید تا آن را در فیس‌بوک یا توییتر به اشتراک بگذارد. این اپلیکیشن هم بر روی کروم و فایرفاکس، و هم بر روی اندروید و iOS قابل نصب است و حتی به شما امکان زمانبندی برای ارسال را هم می‌دهد.
۱۲- لینک‌های جالب ولی طولانی را برای مطالعه ذخیره کنید: خیلی از ما همیشه متن‌های جالب مثل این را به خاطر کمبود وقت، سریع رد می‌کنیم. ولی در اصل این یعنی که داریم وقت خود را با ناقص خواندن آن مطالب تلف می‌کنیم. غیر از این است؟ پس چه بهتر که آنها را برای مطالعه در اوقات فراغت جایی ذخیره کنیم. سرویس‌هایی مثل Instapaper در این زمینه خیلی به کار می‌آیند.
۱۳- اپلیکیشن ایمیل را باز نگذارید: پیام‌های آگاه‌ساز دریافت ایمیل همیشه نوار مغری افراد در حال کار را دچار اختلال می‌کنند. گاهی حتی یادمان نمی‌آید که قبل از آن، داشتیم به چه فکر می‌کردیم. انگار که Restart شده باشیم! بنابراین اجازه ندهید که آنها در پس زمینه فعال بمانند.
۱۴- برای اجرای برنامه‌ها از میان‌بُر استفاده کنید: همه ما از بعضی امکانات و ویژگی‌های سیستم عامل خود استفاده نمی‌کنیم. اسمش را می‌خواهید تنبلی بگذارید یا مقاومت در برابر تغییر عادت، به هر حال نوعی جمود است. اما بدانید که وقتی به میان‌بُرها عادت کنید، دیگر از آنها دل نخواهید کند. پس همین الآن در مواردی که احساس نیاز می‌کنید به دنبال میان‌بُر بگردید.
۱۵- زنگ تلفن یک هشدار است، نه یک فرمان: شما هم حتماً این صحنه خنده‌دار را دیده‌اید که وقتی تلفن بعضی آدم‌ها زنگ می‌خورد، آنها بدو بدو در محضرش حاضر می‌شوند و کم مانده تعظیمش کنند. آنها یادشان رفته ولی شما فراموش نکنید که تلفن همراه، رئیس شما نیست! این شما هستید که صاحب آن هستید. بنابراین هر زمان که دارید کار می‌کنید و یا وسط چیزی هستید که به تمرکز نیاز دارد، بگذارید آنقدر زنگ بخورد تا دیگر زنگ نخورد!
۱۶- اولویت در استفاده از وسایل را بر اساس صرفه‌جویی در زمان مشخص کنید: بله، مطالعه فید اخبار با مانیتور بزرگ کامپیوتر خوشایندتر است ولی اگر همین کار را با گجت‌های همراه انجام دهید، می‌توانید آن مطالب را در اوقاتی که توی تاکسی یا اتوبوس یا مترو تلف میشود بخوانید. این مورد حتی در انتخاب گجت‌ها هم می‌تواند یک معیار خوب باشد.
۱۷- به روز کردن وضعیت خود در شبکه‌های اجتماعی و تعداد شبکه‌هایی را که در آنها فعالیت می‌کنید، محدود نمایید؛ به نقل از توییتر: «الآن از خونه اومدم بیرون، توی کوچه هستم/کسی یادش هست دیشب ماشین رو کجا پارک کردم؟/… (چند ثانیه بعد جواب می‌رسد که: مگه آپارتمان پارکینگ اختصاصی نداره؟)… آه! راست میگیا، حواس نمیمونه برا آدم این روزا!»
باور کنید تمرکز کردن روی اصل غذا، بیشتر از ور رفتن با مخلفات ارزش دارد. بنابراین مدام با فعالیت بی مورد در شبکه‌ها انرژی و وقت خود را تلف نکنید.
۱۸- فهرست کارها را روز قبل آماده کرده باشید: همه ما معمولاً برای فردا کارهایی را در سر داریم. چه بهتر که آنها را جایی ثبت یا یادداشت کنیم. از قدیم گفته‌اند کم‌رنگ‌ترین جوهرها از بهترین حافظه‌ها ماندگار تر هستند.
۱۹- تعداد اشتراک‌های فید خود را کاهش دهید: قبل از اینکه برای این کار وارد گوگل ریدر شوید، به خودتان قول بدهید که صادقانه و منصفانه به فهرست‌ها نگاه کنید. سپس از شر هر چیزی که باعث تلف شدن وقت شما میشود خلاص شوید. یادتان باشد، روزانه میلیون‌ها صفحه جدید در اینترنت ایجاد میشود، آنقدر که می‌توانید تمام وقت به خواندن آنها مشغول شوید. پس بهتر است از خودتان بپرسید که در اینترنت به دنبال چه می‌گردید؟
۲۰- یادتان باشد چه چیزی کجا است: در محیط کار و خانه، همه ما چیزهایی داریم که نخواهیم روی میز شخصی‌مان باعث شلوغی بیش از حد شوند. پس آنها را در جاهای دیگری می‌گذاریم. اما حتماً برای شما هم رخ داده که در موقع نیاز دوباره به برخی از آن چیزها، نیم ساعت از وقت خود را تلف کرده باشید. بهترین راه این است که از محل دقیق هر چیزی نقشه‌برداری یا یادداشت‌برداری کنید.
۲۱- از خدمات اَبری استفاده کنید: بله امکان دسترسی به خدمات با سرعت عالی برای ما کمتر وجود دارد، ولی با این حال بسیاری مواقع می‌توان از خدمات ابری رایگان مثل dropbox استفاده مناسبی کرد. مثلاً می‌توانید پروژه‌ها را در یک فولدر مشترک قرار دهید تا هم با همکارانتان به اشتراک گذاشته شوند و هم خود شما آنها را روی تمام دستگاه‌ها در اختیار داشته باشید. بسیاری اوقات این نوع دسترسی باعث صرفه‌جویی در وقت میشود.
۲۲- از شامپوهای همه‌کاره استفاده کنید: به نظر پیشنهاد مسخره‌ای می‌رسد، ولی اگر اهل آواز خواندن در حمام نیستید و سریع دوش می‌گیرید و می‌پرید بیرون، استفاده از شامپویی که تن‌شو هم باشد، مطمئناً چند دقیقه‌ای در وقت شما صرفه‌جویی می‌کند.
۲۳- از یک خودکار چند رنگ استفاده کنید: یک بار تجربه کردن آنها، باعث میشود دیگر خود را مجبور به حمل چندین و چند خودکارِ رنگارنگ نبینید. و در ضمن وقتی مجبور به نوشتن مطلبی با چند رنگ هستید، بلایِ بنداز-و-بردار را سر خودکارهای معمولی نمی‌آورید.
